Depositare bilanci al registro imprese

Il Bilancio di esercizio è il documento contabile che va redatto al termine di ogni esercizio annuale, deve rappresentare con chiarezza e in modo veritiero la situazione patrimoniale e finanziaria della società ed il risultato di esercizio.  

Soggetti obbligati alla presentazione del bilancio presso il registro imprese

Il Bilancio di esercizio approvato dall'assemblea dei soci deve essere depositato al registro delle imprese dalle società di capitali, dalle cooperative e dai consorzi e negli altri casi previsti dalla legge.
Sono obbligati alla presentazione della pratica tutti gli amministratori, compresi eventuali liquidatori. 

Se l’amministratore presenta personalmente la pratica dovrà risultare intestatario della distinta della pratica e dovrà sottoscrivere digitalmente anche tutti i documenti e gli allegati di bilancio; se l’amministratore si avvale di un intermediario ai soli fini della spedizione telematica, quest’ultimo aggiungerà solo la propria firma digitale sulla distinta.

Soggetti che possono sottoscrivere digitalmente e presentare la pratica di bilancio

Possono sottoscrivere digitalmente e presentare la pratica di bilancio:

• gli amministratori
• i liquidatori se la società è in liquidazione
• il professionista incaricato ai sensi art 31 comma 2 quater e 2 quinquies della legge 24 novembre 2000 n. 340. In questo caso il bilancio ed i relativi allegati devono essere sottoscritti digitalmente dal solo professionista incaricato che esplicita la dichiarazione di incarico nel riquadro note della distinta, ed inserisce la dichiarazione di conformità all’originale in calce ad ogni documento
• il notaio, che sottoscrive utilizzando il certificato di firma di “funzione” (certificato di ruolo)

Dal 1° ottobre 2024 non è più accettata la sottoscrizione con il modello di procura speciale.

Come trasmettere il bilancio al Registro Imprese

Le comunicazioni al Registro Imprese devono essere effettuate esclusivamente per via telematica, le pratiche di inoltro dei bilanci e per le S.p.A. l’elenco soci sono trasmesse attraverso l'applicativo DIRE, l'ambiente unico di compilazione pratiche che ha sostituito integralmente Bilanci Online e Fedra.

Le istruzioni per il corretto deposito delle pratiche di bilancio si possono consultare sul SARI - il servizio di supporto specialistico - da cui è anche possibile scaricare, nella versione aggiornata, il Manuale Nazionale per il deposito dei bilanci, elaborato dall’Unione Nazionale delle Camere di Commercio in collaborazione con l’Ordine dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili contenente anche le corrette diciture per la conformità o la corrispondenza da riportare nei documenti.

Termini per la presentazione della pratica di bilancio

Il termine di presentazione del bilancio, con i relativi allegati, al Registro delle Imprese territorialmente competente, è fissato in 30 giorni dalla data di approvazione (art. 2435 c.c.).
Termini differenti sono stabiliti per i seguenti depositi:

• situazione patrimoniale Consorzi (720) - entro 2 mesi dalla chiusura dell’esercizio
• situazione patrimoniale Contratti di Rete (722) - entro 2 mesi dalla chiusura dell’esercizio
• situazione patrimoniale Consorzi tra Enti Locali (722) - entro il 31 maggio di ogni anno
• situazione patrimoniale G.E.I.E. (722) - entro 4 mesi dalla chiusura dell’esercizio
• bilancio delle Aziende Speciali, Aziende Speciali Consortili iscritte alla Sezione Ordinaria e delle Istituzioni di Enti Locali iscritte nel REA (711 - 712) - entro il 31 maggio di ogni anno
• bilancio sociale (716) di Impresa Sociale - entro 60 giorni dalla data di approvazione del bilancio sociale
• bilancio di esercizio degli Enti del Terzo Settore (ETS) non imprese sociali (711 - 712 - 718) - entro 60 giorni dalla data di approvazione
• documento rappresentativo della situazione economica e patrimoniale delle società di mutuo soccorso (717) - entro 60 giorni dalla data di approvazione

Non è previsto alcun termine per il deposito del:

• bilancio consolidato della società controllante (714)
• bilancio di società estera avente sede secondaria in Italia, ad esclusione delle società creditizie e/o finanziarie (715)
• bilancio consolidato di società di persone interamente possedute da società di capitali (721)

Al fine del computo del termine, in qualsiasi caso, il sabato e la domenica vengono considerati giorni festivi e quindi si considera tempestivo il deposito effettuato il primo giorno lavorativo successivo.

Novità in merito alla predisposizione della domanda di deposito bilancio

A seguito della costituzione della Camera di Commercio della Toscana Nord-Ovest, è cambiata l’indicazione da inserire sulla documentazione da presentarsi in pdf/a in merito all'esazione del bollo in entrata, in Dire è comunque già aggiornata, che è la seguente: “Imposta di bollo assolta in modo virtuale Autorizzazione Agenzia delle entrate  - Direzione Regionale della Toscana prot. N. 29532 del 10/05/2022”.
Non sono più ammessi i depositi di bilancio presentati su supporto informatico.
Con decreto interministeriale del 20 marzo 2024 è stata variata la maggiorazione del diritto di segreteria che sale a euro 62,40 mentre l’imposta di bollo resta invariata ad euro 65.

Tassonomia da utilizzare

Le tassonomie da adottare per il deposito dei bilanci d’esercizio e dei bilanci consolidati nel formato XBRL al Registro delle Imprese sono le seguenti:

• inizio esercizio prima del 01/01/2016: versione 2015-12-14
• inizio esercizio dal 01/01/2016 in poi: versione 2018-11-04

Si ricorda che tutte le tassonomie diverse da quelle sopra indicate sono dismesse e, quindi, non utilizzabili per il deposito dei bilanci.

Per bilanci delle società quotate in borsa è disponibile il formato ESEF

Controllo qualità effettuato dall'ufficio

Il sistema camerale ha avviato a partire dal 2014 una serie di progetti per migliorare la qualità delle informazioni contenute nel registro delle imprese. Anche quest’anno, il progetto riguarderà la materia dei bilanci nell’ottica di migliorare la qualità delle informazioni economico finanziarie contenute nella banca dati camerale. A questo scopo potrà essere richiesto alle imprese di provvedere al deposito di bilanci pregressi relativi a più esercizi sociali.
Si ricorda che presso il registro imprese Toscana Nord Ovest è possibile depositare la bozza di bilancio in caso di mancata approvazione dell’assemblea. Per avere maggiori informazioni su come effettuare quest’ultimo adempimento si rinvia al Manuale nazionale per il deposito dei bilanci.